Introductie: papiervernietiger en papiervernietiging

Elk bedrijf produceert dagelijks vertrouwelijk papier. Zoals bedrijfsnotulen, offertes en andere bedrijfsdocumenten die persoonsgegevens bevatten.

waarom papier vernietigen

Maar het is niet mogelijk om al het papier te bewaren. Daarom wordt er ook dagelijks een hoop papier weggegooid. Bijvoorbeeld in de prullenbak, in de papierbak of het papier wordt versnipperd in de papiervernietiger.

Papier vernietigen

Het is het beste om uw papier te vernietigen, met het oog op veiligheid van uw vertrouwelijke informatie. Dit kunt u doen door middel van een papiervernietiger. Of u kunt uw papier laten vernietigen door een professioneel vernietigingsbedrijf, dat heet papiervernietiging.

Bewaartermijnen

In sommige gevallen bent u wettelijk verplicht om uw documenten te vernietigen. Dit heeft te maken met de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de daarbij horende bewaartermijnen van documenten.

Sommige documenten moet u namelijk een bepaalde periode bewaren, zoals jaarrekeningen. Deze gegevens moet u minimaal zeven jaar bewaren. Maar sollicitatiebrieven mag u maximaal vier weken bewaren na de beëindiging van de sollicitatieprocedure.

Documenten kunnen dus een maximale en een minimale bewaartermijn bevatten.

Waarom papier vernietigen?

Er zijn tal van redenen te noemen om papier te vernietigen. De belangrijkste reden is om de integriteit uit het product te halen. Het document bevat bijvoorbeeld bedrijfsgevoelige informatie. Het is informatie waarvan u niet wilt dat dit in de verkeerde handen terecht kan komen. Daarom kiest u er voor om het document te vernietigen.

Bedrijfsgevoelige informatie

Echter, bedrijfsgevoelige informatie is een relatief begrip. Niet iedereen binnen uw bedrijf zal dezelfde waarde toekennen aan bepaalde documenten. Een reden hiervoor kan bijvoorbeeld zijn dat diegene niet begrijpt waar het document over gaat, en hierdoor het document niet op de juiste waarde kan schatten.

De waarde is in dit geval de mate van vertrouwelijkheid van het document.

Collega’s kunnen in aanraking komen met uw documenten omdat u bijvoorbeeld:

  • Het document emailt naar uw collega’s
  • Het document vergeet bij de printer
  • Het document uitdeelt bij een vergadering

Het is dus belangrijk dat uw collega’s op de hoogte zijn van de waarde van het document. Natuurlijk zal het in de meeste gevallen duidelijk zijn. Maar om risico’s te vermijden is het verstandig om intern afspraken te maken over de omgang met vertrouwelijk papier.

Papierbeleid

Stel als regel dat al het geproduceerde dagelijkse papier na gebruik opgeslagen of vernietigd moet worden. Zo voorkomt u dat vertrouwelijke gegevens de veilige muren van uw bedrijf kunnen verlaten.

Iedereen kweekt een stapeltje papier op zijn of haar bureau. En eens in de zoveel tijd wordt de stapel te groot. Het is dan tijd om het bureau op te ruimen. Maar omdat niet iedereen de motivatie heeft om de hele stapel te sorteren wordt er vaak een hoop papier klakkeloos weggegooid. Met alle risico’s van dien.

Daarom is het verstandig om al het papier eerst te vernietigen voordat het weggegooid wordt.

Gerelateerde artikelen